REFERAT FRA STYREMØTE 11. Mai 2011

Sted: Saltstraumen Hotell, kl 19.00

Til stede: Astrid Rognan, Kirsti Mentzoni og Grethe Riber

Fraværende: Cathrine Jakobsen og Hans Einar Jensen

v   Evaluering etter treffet i Saltstraumen i februar

Cathrine samlet inn de skjema som ble fylt ut og det var stort sett positive tilbakemeldinger. Vi glemte å sette av tid til presentasjon av deltakerne og det tas til etterretning til neste samling/treff. Ellers er vi selv fornøyd med arrangementet og de foreleserne vi hadde engasjert.

v   Utsendt medlemsliste

Grethe har laget en medlemsliste over hovedmedlem og foresatte som er distribuert til alle etter at de hadde svart på forespørsel om det var greit. 2 familier reserverte seg mot å stå med navn på liste.

v   Oppfølging av saker fra årsmøtet

Vi utsetter saken om å finne sponsorer foreløpig. Økonomien er brukbar og vi må ha et møte med flere til stede for å bli enige om hvilket opplegg vi skal gå for. Hva kan vi tilby, faste priser etc.

Dato for neste årsmøte med samling - februar/mars. Vinterferie uke 9 og den må vi unngå. Alternativer for dato som vi kommer opp med er:

Uke 8: 25+26.februar. Uke 10: 10+11.mars eller Uke 11: 17+18. mars.

Vi kommer tilbake med en standard forespørsel som skal sendes til alle aktuelle som ble foreslått på årsmøtet i Saltstraumen.

v   Høsttreff på Hamarøy

Aktuelle datoer: Lørdag/søndag 3 og 4.9 eller lørdag/søndag 10 og 11.9.

Vi ser på alternativer for overnatting og treffsted og blir enige om å kontakte Hamarøy Fiskecamping da det ser ut som de har størst overnattingskapasitet.

Grethe tar kontakt med campingen for å høre hvilke muligheter det er for å reservere osv.

Opplegg:

-           Invitere alle som vil komme fra Nordland, Troms og Finnmark

-           Medlemmer får reisetilskudd som i Saltstraumen. Kr 2,- pr. km og egeneandel på 400 kr.

-           Lunch/middag lørdag dekkes for medlemmene

-           Ev. grillmat og aktivitet dekkes også for medlemmene

-           Alle betaler egen overnatting

Prøver å få til et opplegg med en liten faglig bit og resten baseres på sosialt samvær. Grethe prøver å ordne foreleser.

v   Treff på Lekedilla

Vi inviterer til treff på Lekedilla for de som har lyst og anledning – søndag 29. mai kl 1600. Foreningen betaler inngangsbilletten for sine medlemmer.

Møtet slutt

Bodø mai 2011

Grethe Riber

referent

REFERAT FRA STYREMØTE 14. DESEMBER 2010

Sted: Tverlandet

Til stede: Astrid Rognan, Cathrine Jakobsen og Grethe Riber

Sak: Fastsette endelig program og organisere ting i forbindelse med treff og årsmøte 25 – 27  februar 2011.

Vi kladder program med ca tider og tar kontakt med foreleserne for å høre om det er ok med de tidspunkt vi har satt.

Diskusjon rundt organisering av barnevaktordningen, samt betalingen for dette. Cathrine har ansvar for å kontakte barnevaktene og gjøre en konkret avtale. Forslag betaling:0 – 10 barn: Kr 4 000,-. 10 – 20 barn: Kr. 6 000,-.

            Cathrine tar ny kontakt med hotellet for å avklare noen detaljer til den aktuelle helgen. Lunch søndag under årsmøtet - vi organiserer/ bestiller enkel mat.

            Billetter for Marthe og Kjersti – Astrid undersøker priser og tider samt ordner bestilling av disse.

            Reisefordelingssystem. Vi kontakter Hans Einar på telefon og blir enige om følgende: Km sats på kr. 2,- pr. familie/bil. Egenandel på kr. 400,-.

            Invitasjon av andre ”ikke medlemmer” til foredraget med Marte. Pris kr. 200,- for å delta og beløpet inkluderer kaffe og frukt. Vi vil prøve å sende invitasjon til følgende:

• Barnehagekontoret for videre informasjon til aktuelle
• Habilitering, fødeavdeling, sosionom m.fl ved Nordlandssykehuset i Bodø
• Fysioterapeut/Rehab i Bodø
• NFU
• Helsestasjoner

Vi tar kontakt med avisa for å prøve å få laget en reportasje i forkant av arrangementet.

Påmeldingsfrist til samlingen – ca 14.februar 2010.

Diverse:
Vi gikk gjennom søknad til Helse Nord for å søke tilskudd for 2011, samt skrev rapport for tilskudd vi har fått utbetalt for 2010.

Møtet slutt

Bodø 31.12.10
Grethe Riber
referent

Til stede: Astrid Rognan, Cathrine Jakobsen og Grethe Riber

Utgangspunktet for møtet er primært samling og årsmøte for 2011 samt litt oppfølging av tidligere saker.

Div. orientering

Astrid Rognan fikk i etterkant av årsmøtet oppdrag med å finne valgkomite. Hun har fått følgende personer til å påta seg vervet som valgkomite: Line Stolpen, Bodø og Lena Johansen, Bodø. De får informasjon i god tid før årsmøte om sine oppgaver.

Tilskudd fra Helse Nord 2011

Grethe sjekker frist og mulighet her. Vi har fått tilskudd tidligere år etter søknad.

Utbetaling av støtte i forbindelse med Nord-Norsk treff i Mosjøen.

Styret har tidligere vedtatt at vi ville gi støtte hvis NAV/pasientreiser ga avslag til våre medlemmer. Forutsetningen for å få utbetalt tilskudd er at deltakerne måtte søke pasientreiser, slik at ev. avslag gir grunnlag for utbetalingen. Dette ble presisert både i Mosjøen og ved mail senere til deltakerne.

Nå er avslagene begynt å komme inn, og vi ble enige om å starte utbetaling av støtte etter hvert som vi har mottatt avslag. Etter avtale med NNDS gir vi ”bostøtte” og NNDS vil ev. utbetale reisestøtte hvis de har midler til det. Bostøtten gis med inntil kr. 2 000,- pr. familie.

Årsmøte/treff 2011

Vi har hatt flere alternativer vi har snakket opp, men har nå vedtatt at det blir i Saltstraumen hvis ikke noe spesielt skulle hindre det. Her har vi skole med basseng, camping og hotellet. Det har tidligere vært vanskelig å finne sted for å samle alle til sosialt samvær og vi prøver nå å innhente tilbud fra hotellet for og kanskje få til hele arrangementet her. Etter kontakt med foreleser har vi fastsatt helga 25-27 februar 2011.

Cathrine har ansvar for å innhente tilbud og reservere skole med basseng for den helga.

Grethe har ansvar for all kontakt og avtale med foreleser(e).

Vi har fått positivt svar fra Marte Wexelsen Goksøyr og hennes mor Kjersti, om at de vil komme til vårt arrangement og det er vi veldig glad for. Program er ikke fastsatt enda, men det jobber vi videre med. Foreløpige stikkord er:

- Innreise fredag ettermiddag/kveld

- Foredrag m.v. blir på lørdag

- Vi prøver å få til en barnevakt ordning under forelesning både lørdag og søndag

- Bassengtilbud på skola

- Åpne for andre under foredraget med Marte – invitere ansatte i barnehage, kommune m.v.

- Loddsalg

- Ev. annen foreleser i tillegg – PPT? IOP?

- Årsmøte søndag

- Reisefordeling på medlemmene, etter rimeligste alternativ

- Foreningen tar en del av utgiftene med mat osv

- Annonsere i god tid – samarbeid med media

- Påmelding også for foredraget fra de som ikke er medlemmer

Eventuelt:

Organisere treff på Lekedilla i Bodø før jul – Astrid finner forslag til dato

Julebord i Ups & Downs for de som har anledning å delta – innhente tilbud og finne dato hvis noen i styret kan ta ansvar for det.

Møtet slutt

Bodø 24.10.10

Grethe Riber

Leder

REFERAT FRA STYREMØTE 21.09.09

Sted: Sandhornøy

Til stede: Kirsti Mentzoni, Astrid Rognan, Grethe Riber, Cathrine S. Birkelund

Meldt forfall: Kathy Frøskeland

ü  Årsmøte 2010

·         Etter forespørsel på e-post til medlemmene, om forslag til tema for en fagdag i forbindelse med årsmøtet, er det kommet inn to forslag. På bakgrunn av disse ble styret enige om at tema for årsmøte 2010 skal være overgangen fra barnehage til skole.

·         Kirsti tar kontakt med Spesialpedagogisk Senter i Nordland (SSN) for å høre om muligheten for at SSN kan være en samarbeidspartner her. Vi skal også prøve å få til et tegn-til-tale kurs for søsken.

·         Foreningen må ha en godkjent opplæringsinstitusjon som arrangør for fagdag i forbindelse med årsmøtet om deltakerne skal ha muligheten til å få opplærings-penger.

·         Tid: vi forsøker å unngå vinterferien, påskeferien og landskonferansen i Bergen i mars.

·         Sted: Junkerdal turistsenter og Valnesfjord Helsesportsenter foreslått. Grethe sjekker evt. ledig kapasitet med begge.

ü  Orientering ang. økonomi

·         Vi har fått tilskudd fra Helse Nord, og fra Nordland Fylkeskommune, forutenom inntekter fra medlemskap.

·         Styret enes om at vi skal kjøpe inn stempel med logo, og at det skal innhentes tilbud på og ev. bestille logo som kan strykes på klær og lignende til profilering av foreningen. Grethe snakker med BoPro og Engmo Kontorservice om dette. Vi vurderer om det skal lages andre ting med reklame på.

ü  Innkommet post:

·         Årsmelding fra Nordland Fylkeskommune

·         Brev fra Nordland fylkeskommune, næring og regional utvikling der vi oppfordres til å foreslå kandidater til tilgjengelighetsprisen.

ü  Samarbeid med andre fora

·         Vi har tidligere tatt initiativ overfor Norsk Forbund for Utviklingshemmede (NFU) til samarbeid om kostholdskurs, fordi vi visste om at NFU hadde et slikt kurs under planlegging. Har fått positive tilbakemelding der NFU også foreslår et evt. felles styremøte med emnet samarbeid på en bredere front.

ü  Eventuelt:

·         Sende ut julebrev pr. brevpost til alle medlemmene?

·         Foreslått å lage en plan over foreningens aktiviteter for neste år.

·         Mulig å få til et nettverk av den typen som finnes på Mo. (med fagpersoner og foreldre sammen)

·         Det er mulig for foreningens medlemmer å sette i gang aktiviteter lokalt. Etter søknad kan styret støtte ev. arrangement for at alle skal ha muligheten til å gjøre noe sosialt der de bor.

·         Styret enes om at e-poster som sendes ut til styret skal inneholde frist for tilbakemelding. Ved neste styremøte skal disse sakene skrives i referatet. Det skal også sette opp møteplan for styremøtene i 2010.

Referent: Cathrine S. Birkelund

REFERAT FRA STYREMØTE 21. APRIL 2009

Sted:               Kafè Kafka i Bodø

Til stede:        Astrid Rognan, Cathrine S. Birkelund og Grethe Riber 

Punkt 1: REGNSKAPET – REGNSKAPSPERIODE

Vi syns det er naturlig at regnskapet følger kalenderåret. Astrid har med regnskapet for 2008 som jo ikke er så veldig omfattende i og med at vi ble stiftet på slutten av året.

Punkt 2: INNSENDELSE AV ÅRSMELDING OG REGNSKAP TIL FYLKESKOMMUNEN

Vi må sende inn papirene innen 1. Mai i forbindelse med tilskuddet som vi fikk. Astrid og Grethe ordner det.

Punkt 3: BRØNNØYSUNDREGISTRENE

Grethe orienterte om at det var sendt inn endring på styret etter valget. Vedtektene ble også sendt til Brønnøysundregistrene.

Punkt 4: TRANSPORTTJENESTEN FOR  FUNKSJONS-HEMMEDE

Vi har mottatt reglement til høring og uttalelse. Frist for merknader var 20.april og vi kunne ikke se at  det var aktuelt å komme med noen merknader til denne.

Punkt 5: BROSJYREN VÅR – STATUS

Lite innspill fra medlemmene. Grethe har laget et utkast som styret vurderer. Vi redigerer litt på den og har planer om å få laget et utkast på et trykkeri som vi da skal vurdere. Må ha med noen bilder i denne også.

Punkt 6: INFORMASJON PÅ MAIL

Grethe lurte litt på hvem som skulle få informasjon vi sender ut. Vi kan jo skille litt mellom hva som er aktuelt for medlemmene og hva som f.eks. støttemedlemmene ikke har interesse av å få. Det får vurderes når ting sendes ut.

Punkt 7:KONTAKTPERSONER FØDEAVD/SYKEHUS

Oppdateringer legges fortløpende ut på hjemmesiden når avtaler er inngått.

Punkt 8: KOSTNADER HJEMMESIDE M.V.

Har kostet oss i underkant av 700 for 1 års abonnement med eget navn. Det er vi godt fornøyd med.

Punkt 9: GODTGJØRELSE TELEFON/SATSER M.V.

Leder har stilt spørsmål for utgiftsdekning for telefonbruk m.v. som ikke kan dokumenteres.

Astrid foreslår 500 kr pr. halvår i godtgjørelse til leder. Leder erklærer seg innhabil i saken og Cathrine tar kontakt med Kirsti og Kathy for å høre hva de sier til saken. Etter tilbakemelding fastsettes summen til 500 kr. pr. halvår for bruk av telefon m.v.

Punkt 10: OPPDATERT MEDLEMSREGISTER

Astrid har noen nye registrerte innbetalinger i mars og april på støttemedlemmer. Grethe oppdaterer lista.

Punkt 11: SAKER Å JOBBE MED I HENHOLD TIL VEDTEKTENE VÅRE

Vi ønsker jo å samarbeide med blant annet NFU. Nå opplyser Grethe om at det har vært snakket om å prøve å få til et kostholdskurs i NFU. Dette er vi også interessert i og Cathrine skriver et brev til NFU v/leder om saken.

Punkt 12:PANTEKASSE

Ikke avklart noe enda. Kathy har saken.

Punkt 13: SOSIALT TREFF

Vi inviterer til nytt treff på Lekedilla 2.mai. Grethe sender ut invitasjon.

Punkt 14: OPPNEVNING AV REVISOR 

REFERAT FRA STYREMØTE 15. JANUAR 2009

Sted:                Dolly Dimple i Bodø

Til stede:          Kirsti Mentzoni, Astrid Rognan, Cathrine S. Birkelund og Grethe Riber

Punkt 01/09:   PLANLEGGING AV ÅRSMØTET

Tid og sted og fastsatt tidligere til Polarsirkelen Høyfjellshotell helga 20-22. Mars 2009 med årsmøtet den 21.3 som er den internasjonale DS dagen. Grethe kommuniserer med hotellet vedr. priser, mat, påmelding osv.

Vi har tidligere snakket om å ha noe tema i tillegg til møtet og det sosiale, og det har vært foreslått å ha tema om søsken til barn med DS. Astrid/Cathrine sjekker ut med noen som kanskje kunne stille opp å si litt om dette.

Grethe/Kirsti ordner med innkalling som vi sender pr. brev til alle medlemmer og informerer om at videre informasjon blir sendt på mail. Vi prøver også å få lagt ut info om årsmøtet på Marihøna.

Grethe tar kontakt med avisa Nordland og eventuelt andre aviser/media for å få ut informasjon også her.

Punkt 02/09:   VALGKOMITE TIL ÅRSMØTET

Kirsti og Cathrine påtar seg oppgaven som valgkomite i forkant av årsmøtet. Vi informerer om det i innkallingen.

Punkt 03/09:   PRISER/TILBUD FRA HOTELLET

Viser til punkt 1. Grethe har kontroll på dette og har innhentet tilbud. Bare detaljer gjenstår.

Punkt 04/09:   STATUS SØKNAD HELSE NORD VEDR. MIDLER

Grethe søkte om midler innen fristen som var 31.12.08. Ikke fått noen tilbakemelding. Hvis vi ikke hører noe innen utgangen av februar tar vi kontakt og spør når det blir avgjort noe.

Punkt 05/09:   SØKNAD NORDLAND FYLKESKOMMUNE OM MIDLER

Her er søknadsfrist 20.februar. Astrid og Grethe ordner dette i fellesskap.

Punkt 06/09:   INTERNASJONAL DS DAG – MARKERING

Det er den internasjonale DS dagen den 21.3 og vi har valgt å legge årsmøtet til denne dato. Det er vår markering at vi samles da, og vi skal ta kontakt med media og høre om de kan lage en liten sak på det.

Punkt 07/09:   INFORMASJONSBROSJYRE OG SYKEHUSKONTAKTER

Vi har planlagt å lage en informasjonsbrosjyre om Ups & Downs Nordland. Har innhentet et par generelle tilbud på det, men vi er avhengig av å få noen midler før vi kan trykke en slik. I tillegg vil vi bruke litt tid på denne slik at den ikke trenger å fornyes om et par år. Vi skal ta saken opp på årsmøtet og høre om medlemmene har noen tanker om dette. Vi er glade for alle innspill og ideer.

Når det gjelder å få kontaktpersoner på fødeavdelingene, har vi ikke fått tilbakemelding på vårt brev som ble sendt i november 08. Det er litt skuffende. Vi har ordnet kontakt i Bodø og Narvik, og må vel kanskje ta en telefon til de andre sykehusene for å høre om de har gjort seg noen tanker om brevet som vi sendte ut.

Punkt 08/09:   OPPDATERT MEDLEMSREGISTER

Grethe har oppdatert for harde livet etter som mailene har strømmet inn om betaling av medlemskap. Astrid har kontroll på regnskapet og innbetalingene. Pr. dato ser det ut som vi har 21 medlemmer med DS, og 89 andre som er foresatte, søsken, familie og andre støttemedlemmer. Det er kjempeflott at vi har klart å få så mange på så kort tid. All honnør til alle våre medlemmer.

Punkt 09/09:   EVENTUELT

Grethe sender informasjon om oss til NNDS. Hun sjekker også ut mulighet for å få lagt mer informasjon og referater på www.upsanddowns.no/Nordland

 
Møtet slutt.

MØTEREFERAT FRA 04.11.2008

Sted:               Egon/Thon Nordlys Hotell i Bodø

Til stede:        Kirsti Mentzoni, Astrid Rognan, Cathrine S. Birkelund og Grethe Riber

Punkt 1:           Vedtektene

Vi gjennomgikk vedtektene og endret det vi ble enige om på møtet i Saltstraumen. Vi må også føye inn punkt om signaturrett/tilgang til bankkonto. Gjelder for økonomiansvarlig og leder. Korrigerte vedtekter sendes ut sammen med referatet.

Punkt 2:           Opprettelse av ny konto til forening

Astrid som har påtatt seg økonomi/kassereransvar oppretter ny konto i Sparebank 1. Hun sender melding til Kirsti og Grethe når det er ordnet. Vi må få organisasjonsnr fra Brønnøysundregistrene først.

Når det er i orden avslutter Kirsti den gamle kontoen i Gildeskål Sparebank og overfører det resterende beløp samt loddpengene til vår nye konto. Det blir startkapitalen i Ups & Downs Nordland. Økonomiansvarlig og leder skal ha tilgang til denne kontoen.

Punkt 3:           Registrering i Brønnøysundregistrene

Kirsti har ordnet med papirene som skal sendes inn slik at vi blir registrert og får organisasjonsnr fra Brønnøysund. Grethe signerer og så sender Astrid inn papirene samt vedlegger vedtektene.

Punkt 4:           Årsmøte 2009 – Tid og sted

Vi fastsetter at årsmøte og samling  blir helga 20 – 22. mars 2009. Da markerer vi samtidig den internasjonale Downs Syndrom dagen som er 21. mars.

Grethe har bedt om tilbud fra Polarsirkelen Høyfjellshotell og antydet at det ble i mars/april 2009. Hun sender melding til hotellet om fastsatt dato og ber om raskt svar/tilbud så styret kan vurdere om vi skal ha vårt første årsmøte her.

Styret ber om at andre som har forslag til sted for årsmøtet gir beskjed om det snarest. De må da også innhente tilbud på overnatting/mat, leie av konferanserom m.v. Vi må ha svar før jul.

Punkt 5:           Kontaktpersoner for fødeavdelingene i Nordland

Grethe skal sende mail for å høre om fødeavdelingene på sykehusene i Nordland har egne kontakt personer når det blir født barn med DS. Vi kontakter fødeavdelingene i Bodø, Narvik, Lofoten, Stokmarknes, Rana, Vefsn og Sandnessjøen. Ber om å få navn på de som de ev. har og hvis de ikke har noen, ønsker vi å få til en ordning ang. det.

Når det gjelder Nordlandssykehuset i Bodø har Grethe vært litt i kontakt med de tidligere, og både Grethe og Cathrine kunne tenke seg å være kontaktperson her.

Punkt 6:           Utsendelse av info om Ups & Downs Nordland til helsestasjoner m.v.

Vi vil prøve å få laget et informasjonsskriv/brosjyre som kan distribueres. Den bør være enkel og informativ så folk vet hvordan de kan komme i kontakt med oss. Forslag til utforming mottas med takk. Kanskje noen kjenner noen som kan påta seg jobben?

Kirsti lager utkast til info om Ups & Downs Nordland som vi får lov å linke oss på via en sentral side på nettet. Vi har vært i kontakt med webansvarlig ang. saken. Du finner enkelt fram her via nettstedet til Marihøna på www.marihona.com og så linker du inn via ups and downs oppe på siden. Dette håper vi skal være på plass før jul.

Ellers får vi bruke avisene og bekjente til å spre ryktet om at vi eksisterer. Vi håper alle hjelper oss med det ?.

Punkt 7:           Referat fra treffet i Saltstraumen

Cathrine har skrevet oppsummering og referat fra treffet i Saltstraumen. Dette sender vi ut til de adressene vi har sammen med dette referatet.

Punkt 8:           Kontingent i Ups & Downs Nordland

Vi diskuterte litt ang. prisen på treffet vi hadde i oktober, og ble enige om å legge oss på et rimelig nivå. Da håper vi at vi kan få mange med oss. Vi ble enige om følgende satser for 2009:

100,- pr. år for voksne/foresatte

50,- pr. år for barn ut det året man fyller 16.

50,- pr. år for andre interesserte (familiemedlemmer m.v.)

Punkt 9:           Betaling av kontingent for 2009

Når det gjelder mulighet for å søke tilskudd til foreningen fra fylket, må medlemskontigent være betalt og registrert i 2008. Vi må ha minimum 30 registrerte medlemmer før årsskiftet for å utnytte denne muligheten for 2009.

Så snart vi har fått ordnet de nødvendige papirer vedr. organisasjonsnr og bankkonto, må vi bare sende ut mail til alle og informere om dette. For å spare på utgiftene sender vi kun anmodning om medlemskontigent pr. mail og ikke noen regninger pr. post.

Punkt 10:         Diverse

Astrid inviterer til nytt treff på lekedilla med gratis inngang. Blir lørdag 29.11. fra 1500 og utover ettermiddagen. Grethe sender ut info til flest mulig.

Møtet slutt